Czy zostanę esencjalistą?

Czasem zastanawiam się, czy na moim nagrobku nie będzie napisane „często sprawdzał pocztę elektroniczną”

No dobra, ja akurat tego się nie obawiam, ale te słowa utkwiły mi mocno w pamięci po pewnej lekturze.

Książka „Esencjalista” Grega McKeown, w mojej ocenie jest na tyle dobra, że warto poświęcić jej osobny artykuł. To nie będzie recenzja, ani X zasad z książki. To raczej zbiór notatek, cytatów, dygresji i moich przemyśleń. Poruszym też kilka pobocznych tematów i podam przykłady.

Piszę ten tekst również dlatego, by samemu tu kiedyś zajrzeć i przypomnieć sobie najważniejsze założenia z książki.

Spis treści

O czym jest książka Esencjalista?

W dużym (bardzo) skrócie, o tym, by zamiast więcej, robić mniej. By potrafić odmawiać i zająć się tym, co naprawdę ważne. Brzmi banalnie? Być może to nie jest książka dla Ciebie?

Dla kogo książka Esencjalista?

Książkę tę powinien przeczytać każdy, komu bliski jest temat produktywności, efektywności i rozwoju osobistego. Ale również ci, którzy biegną nie wiadomo dokąd, mają setki zobowiązań, nieskończone listy zadań i brak czasu dla siebie.

Rób właściwe rzeczy

„W esencjalizmie nie chodzi o to, jak zrobić więcej, tylko jak robić właściwe rzeczy.”

W ogóle, nawet nie będąc esencjalistą, robienie dużo i dążenie do robienia jeszcze więcej, nie doprowadzi do niczego dobrego. Sam też już nauczyłem się ograniczać sobie zobowiązania.

Jeszcze X miesięcy (lat) temu, gdy pojawił się jakiś pomysł, to siadałem i bezmyślnie go realizowałem. Teraz potrafię się zatrzymać, zadać sobie kilkanaście pytań, przespać się z tym a następnego dnia bez żalu usunąć to z listy.

„Esencjalista mówi nie na wszystko co nieistotne”

Skąd wiedzieć, co jest nieistotne? Może łatwiej określić sobie, co tak naprawdę jest istotne i nie zajmować się resztą?

„Wszystko było dla niego ważne. W rezultacie rozmienia się na drobne. Robił milimetrowe postępy w milionie kierunków”

Jeśli te postępy są, jakiekolwiek to i tak spory sukces 🙂 Czasem bywam w takim stanie, że nadmiar projektów i zobowiązań, powoduje całkowity paraliż. Wtedy żaden projekt nie posuwa się naprzód, godziny i dni mijają, postępów nie widać.

Ostatnio wspominałem na vlogu o mojej sytuacji, gdzie miałem zaległe 3 projekty, które nie pozwalają mi iść na przód… do tego oczywiście jeszcze kilka innych bieżących… Miałem do wyboru, robić w każdym projekcie po trochu i na koniec tygodnia być w tym samym miejscu gdzie w poniedziałek, albo skupić się na jednym.

Wybrałem opcję nr 2. Cały dzień poświęciłem na jeden zaległy projekt. Zrobiłem, co było do zrobienia i wysłałem klientowi. Kolejnego dnia dostałem feedback i od razu wdrożyłem uwagi. Dziś (sobota), na koniec tygodnia mamy w 95% zrealizowane zobowiązanie. Postęp jest zdecydowanie widoczny.

Spotkania i telefony

„Samo zaproszenie nie wydawało mi się wystarczającym powodem, by chodzić na te zebrania”

Ja akurat tego nie doświadczam, ale często słyszę, że codzienne, nic niewnoszące spotkania w korporacjach są zmorą…

Analogiczne doświadczenia mam podczas telefonicznych rozmów z klientami. Takie połączenia czasem trwały po 40 minut i nic nowego nie zostało powiedziane. Klient w zasadzie powtarzał tylko to, co mieliśmy spisane.

Teraz, jeśli zapowiada się jakaś rozmowa, to z góry proszę o przesłanie listy tematów do omówienia.

Podsumowując, dzwoniący telefon też nie jest dla mnie wystarczającym powodem, by go odebrać 🙂

Priorytety, priorytety…

„Jeżeli sam nie ustalisz priorytetów w swoim życiu, ktoś inny zrobi to za ciebie”

Ten cytat pojawił się chyba nie tylko w tej książce. Jest też często powtarzany w artykułach, wideo. Wystarczy wpaść w wir pracy na etacie i pozamiatane, nie wiele zostanie Ci czasu „dla siebie”.

Mając własną działalność może być jeszcze gorzej, bo mamy nielimitowany czas pracy. Zaczynasz o 8 od… zajrzenia na facebooka, potem poczta, kilka faktur i robi się godzina 13. Wypadałoby zrobić przerwę i coś zjeść. Zaczynasz kolejny blok pracy… oczywiście od social media i poczty, które zabierają Ci kolejną godzinę… wieczorem orientujesz się, że jest już ciemno a nie zrobiłeś jeszcze nic pożytecznego?

Znasz to? Pewnie każdy przez to przeszedł…

Ile masz priorytetów?

„Słowo priorytet pojawiło się w języku angielskim w XV wieku. Oznaczało pierwszą lub najważniejszą rzecz. Przez pięć stuleci funkcjonowało wyłącznie w liczbie pojedynczej. Dopiero w XX wieku wymyśliliśmy liczbę mnogą i zaczęliśmy mówić o priorytetach.”

Pochwal się w komentarzu, ile masz priorytetów na liście? A potem chwila na zastanowienie i przegląd swoich zadań. Być może spośród priorytetów trzeba wybrać priorytety? 🙂 Może nie każde „priorytetowe” zadanie zasługuje na miano priorytetu?

Mój Nozbe na dziś pokazuje mi 7 priorytetów. Część dlatego, że są najważniejsze w tym tygodniu, część dlatego, że muszą być wykonane dziś. Jestem świadom, że na 100% będę w stanie wykonać 3 zadania, które są proste i nie czasochłonne. Bardzo chciałbym zrobić pozostałe 4 dziś, ale wiem, że to trudne, temu też wybieram sobie jedno – na nim się skupię – jeśli je zamknę, dzień można uznać, za udany 🙂

Jak ustalać priorytety?

2 tygodnie temu przeszedłem przez to. Wypisałem sobie wszelkie moje zobowiązania, projekty, wizje, zadania, pomysły… i po swojemu je pogrupowałem, uporządkowałem. Wszystko po to, bym wiedział na czym się skupić, co odłożyć na później, co delegować.

Podczas robienia tego nie przyszło mi na myśl, by wykorzystać do tego metodę pana Eisenhowera 🙂 Dopiero artykuł Jacka Jak ustalić priorytety? 6 metod, które pomogą w trudnych decyzjach przypomniał mi, że można, to zrobić w taki prosty i estetyczny sposób. W tym artykule jest jeszcze 5 innych metod na ustalanie priorytetów, śmiało zerknij tam, bo to dobre uzupełnienie, tego o czym dziś piszę 🙂

Jeśli obce jest Ci pojęcie macierzy Eisenhowera, to zerknij na mojego vloga, gdzie w dość jasny (tak mnie się wydaje) sposób to tłumaczę

Ile godzin dziś spałeś?

„Co by się stało, gdybyśmy przestali traktować obciążenie pracą jako wyznacznik statusu? Gdybyśmy zamiast tego mogli się szczycić tym, jak dużo czasu poświęciliśmy na słuchanie, rozmyślanie, medytowanie i pielęgnowanie więzi z najważniejszymi osobami w naszym życiu?”

Często słyszę, widzę i czytam relacje typu:

  • pracowałem dziś do 3 w nocy,
  • spałem dziś tylko 3 godziny,
  • od rana nic nie jadłem,
  • pracuję 6 dni w tygodniu po 16 godzin.

Na mnie też to kiedyś robiło wrażenie i jednocześnie wywoływało poczucie niższości, bo ja spałem tak długo i pracowałem tak mało…

A gdyby tak chwalić się osiągnięciami:

  • dziś cały dzień spędziłem na rowerze,
  • spałem dziś 10 godzin,
  • w tym tygodniu średnio pracowałem po 3 godziny dziennie,
  • codziennie robię sobie 20 min drzemki,
  • zrobiłem sobie 4 dni wolnego,
  • poszedłem wczoraj spać o 20.

Co Ty na to ?

„Esencjalista wie, że 1 h snu więcej to kilka godzin więcej znacznie produktywnej pracy. Sen jest dla ludzi sukcesu. Sen jest priorytetem. Sen jest źródłem kreatywności. Sen umożliwia osiągnięcie wyższego poziomu wydajność umysłowej.”

Wszystko jest nieważne

Wiesz, jaka jest podstawowa różnica między esencjalistą a nieesencjalistą?

„Esencjalista uważa, że prawie wszystko jest nieważne. Nieesencjalista myśli, że prawie wszystko jest ważne.”

W książce jest wiele tego typu zestawień by kontrastowo pokazać skrajne punkty widzenia.

„Esencjalista uważa, że prawie wszystko jest nieważne. Nieesencjalista myśli, że prawie wszystko jest ważne.”

Sztuka odmawiania

„Ludzie niechętnie dopuszczają do siebie także myśl o możliwości utraty kosztów utopionych. To wyjaśnia, dlaczego siedzimy w kinie do końca okropnego filmu, skoro już zapłaciliśmy za bilety; dlaczego wydajemy coraz więcej pieniędzy na remont domu, który zdaje się nigdy nie kończyć; dlaczego z uporem godnym lepszej sprawy czekam na autobus lub tramwaj, który nie nadjeżdża, zamiast po prostu wezwać taksówkę”

W przyszłości nie raz wpadały mi drobne zlecenia, za ciekawe pieniądze przy niskim nakładzie pracy. Trudno było oprzeć się pokusie i mimo kilku(nastu) otwartych innych projektów pakowałem się w kolejne zobowiązania.

Z 2 godzin roboty, nagle robiło się 20 a pieniądze te same. Takie „2 godzinne” zleconko wlekło się przez kolejne 4 tygodnie, blokując tym samym robienie tego, co było ważniejsze.

W efekcie dotychczasowe zobowiązania opóźniały się a ja nie byłem już tak entuzjastycznie nastawiony.

Pomożesz mi w drobnej rzeczy?

Wciąż uczę się odmawiać i wychodzi mi to coraz lepiej. Tylko dlaczego odmawiać? Przecież to nie ładnie…
Nie ładnie to jest zobowiązać się do czegoś a potem nawalić. Do tego właśnie może doprowadzić nadmiar zobowiązań.

Jak odmówić stałemu, dobremu klientowi? Możesz odmówić teraz, ale zadeklarować, że zajmiesz się tym za miesiąc.

Czasem trzeba zakończyć współpracę. Tak zrobiłem na początku roku z klientem, gdzie od 2 lat zajmowałem się brzydkimi błędami na jego stronie i sklepie. Awaryjne sytuacje zwykle pojawiały się wtedy, gdy nie mogłem się nimi zająć. Trudno było odmówić a jeszcze trudniej się tym zająć. Tworzyły się nie miłe i napięte sytuacje. Ostatecznie rozstaliśmy się w zgodzie.

„Jeżeli nie można zdecydowanie powiedzieć tak, należy zdecydowanie powiedzieć nie”

Propozycja brzmi dobrze, ale… no właśnie… nie ma stuprocentowej pewności, pojawia się zawahanie. Masz dwie opcje:

  • szkoda Ci stracić taką okazję i godzisz się mimo pewnych niedogodności,
  • Mówisz NIE.

Wydaje mnie się, że decyzja jaką podejmiemy wynika z pewnego stopnia dojrzałości w danym temacie. Na początku bycia freelancerem, łapałem się każdego zlecenia, każdego klienta… każdy grosz był istotny, każdy nowy projekt do portfolio i nowe doświadczenia. Potem odrzucałem bardzo tanie projekty, dalej wybierałem tylko te duże a dziś praktycznie nie szukam nowych.

„Peter Drucker, prawdziwy Esencjalista, był przekonany, że ludzie są efektywni ponieważ mówią nie”.

Bądź niedostępny

„Trudno sobie wyobrazić, by szefowie większości firm pozwolili pracownikom przychodzić do pracy z dziećmi w poniedziałkowy poranek. Bez oporów oczekują jednak od swoich podwładnych siedzenia w biurze w soboty albo nawet w niedzielę”

Z różnym skutkiem, praktykuję zasadę, że od rana do godziny 12, pracuję w pełnym skupieniu. Sam się wtedy nie rozpraszam i staram się nie przyjmować bodźców z zewnątrz. Po prostu, jestem wtedy dostępny, tylko dla zadań, które w tym momencie wykonuję.

„Esencjalista wie, że granice dają nieograniczoną swobodę”

Esencjalista wie, że granice dają nieograniczoną swobodę

Bufor bezpieczeństwa

„Dawaj 50% do szacowanego czasu realizacji”

Aby tworzyć sobie pewien zapas czasu na realizację zadań, wpadłem już wcześniej, przed przerobieniem „Esencjalisty”. Po przeczytaniu, zdałem sobie sprawę, jak bardzo jest to ważne.

W ciągu dnia, zwykle mam 3 bloki czasu i zadań. Od rana projekty klientów, potem kwestie organizacyjne – tzw. ogarnianie, a potem swobodny czas na realizację moich zadań, np. pisanie artykułów.

Nie planuję jednak każdej minuty, ani nawet godziny. Mam świadomość, że każdego dnia, może wydarzyć się coś nieoczekiwanego, co zepsuje mi plan, dlatego robię sobie taką rezerwę. Zadanie, które robię od rana, może się wydłużyć. Być może nagle będę musiał wyjechać na 1.5 godziny, może pojawi się jakaś krytyczna awaria…

Po prostu planuję sobie w ciągu dnia pewien czas, na nieprzewidziane zadania. Dzięki temu, mam poczucie, że nawet jeśli coś się przeciągnie, to jestem w stanie się wyrobić.

„Esencjalista tworzy bufor na nieprzewidziane zdarzenia”

Postęp jest najważniejszy

„Widoczny postęp jest skuteczną formą motywacji”

Dla mnie widoczne efekty, są wręcz najskuteczniejszą formą motywacji. Mam silne opory, przed robieniem rzeczy, które nie przynoszą bezpośrednich korzyści. Często też zadania z odroczoną gratyfikacją odkładam na później.

Podobno mózg nie lubi otwartych pętli i jeśli coś zacznie (co bywa trudne), to chce to skończyć. Skąd wiadomo, że skończyliśmy? Przydałby się jakiś efekt naszego działania 🙂

Nie lubię zaczynać pisać nowych artykułów, bo wiem, że od razu go nie skończę. Mimo, że napiszę 95% treści, to zadanie jest nie ukończone. Poczucie realizacji mam dopiero przy kolejnym podejściu, gdzie dopisanych zostanie pozostałe 5% i nastąpi publikacja.

Nawyki i rutyna

„…pozwala żeby rzeczy ważne stały się domyślne”

Pokusiłbym się nawet o stwierdzenie, że jesteśmy pewną sumą swoich nawyków. Tych dobrych oraz tych mniej dobrych.

To jak zaczynasz dzień jest wyrobionym nawykiem, masz masę opcji

  • przeglądasz facebooka,
  • czytasz książkę,
  • włączasz telewizję,
  • idziesz na siłownie…
Nawyki i rutyna pozwalają żeby rzeczy ważne stały się domyślne

I praktycznie tak przez cały dzień. Odwlekanie realizacji zadań też może być nawykiem.

Sztuką jest zatem, by wyeliminować te złe nawyki i wyrobić sobie dobre.

„Każdy nawyk składa się z bodźca, rutyny i nagrody. Bodziec jest impulsem który wprowadza mózg w stan automatycznego działania i uruchamia określone nawyk. Potem następuje rutyna czyli samo działanie, które może mieć charakter fizyczny, umysłowy lub emocjonalny. Na końcu bowiem pojawia się nagroda, dzięki której mózg wie, że dany nawyk warto zachować na przyszłość”

Jedna rzecz na raz

„Esencjalista nigdy nie robi więcej, niż jednej rzeczy na raz”

Nie wiem, czy to wymaga komentarza 🙂 Podobno wielozadaniowość nie istnieje, jest tylko przełączanie się miedzy kontekstami. Z doświadczenia wiem, że nie da się pisać artykułu i jednocześnie oglądać Youtube 🙂

Mniej, ale lepiej

I na sam koniec zostawię Cię z cytatem, który jest esencją całej książki i idei esencjalizmu. Jeśli czujesz się na siłach, na poniższe pytanie, możesz odpowiedzieć w komentarzu.

„Gdybyś mógł w tej chwili robić w życiu tylko jedną rzecz, co by to było?”

Konkrety

  • w danym momencie rób jedną rzecz na raz,
  • wyrób sobie dobre nawyki i wyeliminuj te złe,
  • zaplanuj sobie czas na nieplanowane zadania,
  • naucz się mówić NIE,
  • ustal priorytety, a najlepiej tylko jeden,
  • dzwoniący telefon to jeszcze niewystarczający powód, by go odbierać
Weź się ogarnij

4 najbardziej skuteczne sposoby,
na zwiększenie efektywności
w pracy online, których szukałem
przez ostatnie 13 lat.
Do wdrożenia jeszcze dziś!

Może przeczytasz też:



Ta strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie ze strony oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt wg ustawień przeglądarki. Więcej informacji znajdziesz w polityce prywatności. OK, rozumiem