Dlaczego asynchroniczna komunikacja jest lepsza?

Komunikacja asynchroniczna

Zdarzyła Ci się kiedyś sytuacja, że siedzisz w biurze, pracujesz w totalnym skupieniu nad mega ważnym zadaniem i nagle…

Podchodzi współpracownik, zagaduje Cię i zleca Ci pewne zadanie… byś wpadł do niego do biura pod koniec dnia, omówić slajdy prezentacji. Na pogawędce schodzi 10 minut a przez kolejne 20 próbujesz z powrotem osiągnąć poprzedni stan skupienia.

Mnie się nie zdarzyła, bo nigdy nie pracowałem z kimś w biurze. Ale współpracować z ludźmi – owszem zdarza się 🙂 I podobne sytuacje również miały miejsce. Z tą różnicą, że zamiast podchodzić do biurka, ktoś próbuje wybić mnie z rytmu innymi kanałami komunikacji.

Jak było kiedyś

Telefon był chyba największym problemem. Piękny poranek, wysoki poziom energii, staram się skupić na ważnych zadaniach i nagle dzwoni… dzwoni… ten cholerny telefon.

Zerkam – klient, odbieram, pewnie coś ważnego. Po 40 minutach trzymania słuchawki przy uchu wciąż znajdujemy się w punkcie wyjścia, klient po prostu chciał powtórzyć raz jeszcze to co już ustalone.

Ok, próbuję wrócić do zajęć. Cóż, godzina stracona, ale może jeszcze da się zrobić coś pożytecznego. Znów dzwoni… jakiś numer… odbieram, pewnie zainteresowany klient. Nie, to telemarketer… udało mi się stracić tylko 4 minuty na rozmowę z nim. I kolejne 15 na powrót do zadania.

Zależy od dnia, czasem tych telefonów było kilka, czasem ani jednego.

Do dziś mam lęk, wstręt taki, gdy dzwoni telefon…

Telefon dzwoni kiedy chce

Rozmowa telefoniczna wymaga zaangażowania 2 stron w tym samym czasie. I to zazwyczaj w takim czasie, w którym tylko jedna ze stron (ta dzwoniąca) chce i może rozmawiać. I to jest właśnie największy minus całej tej komunikacji synchronicznej.

Podobnie jest z wieloma spotkaniami w firmach, które nic nie wnoszą a angażują czas. Ja na szczęście tego nie doświadczam 🙂

Powiadomienia przychodzą kiedy chcą

Telefon to nie jedyna forma kontaktu, która ma wady w tym kontekście 🙂

Najprostszy przykład. Dostajesz maila… bang – telefon zaćwierkał, w przeglądarce wyskoczył alert. Czym prędzej przerywasz zadanie i pędzisz otworzyć skrzynkę, bo przecież przyszedł mail… to na pewno coś ważnego. Wiem, co mówię, bo sam przez to przeszedłem 🙂

Współpracuję z podwykonawcą, który przecież miał odciążyć mnie od moich obowiązków, abym ja mógł skupić się na swoich zadaniach. I trach, dostaję powiadomienie na Slacku… Ech… muszę mu odpisać teraz, bo inaczej będzie uziemiony przez resztę dnia… dopóki mu nie odpowiem.

I tak jeszcze kilka razy odrywam się od tego co robię.

I podobna sytuacja z innymi formami kontaktu, czy to SMS, Messenger, czat na stronie…

Co jest problemem?

Problemem nie jest sama forma kontaktu, czy narzędzie do komunikowania. Bardziej chodzi o umiejętność korzystania z nich.

Przecież skrzynka mailowa to idealny sposób do komunikacji asynchronicznej. Klient pisze mi maila, wtedy gdy ma czas. Ja odbieram go wtedy kiedy chcę i mu odpisuję, kiedy mogę.

Podobnie z innymi źródłami. Na Mesengerze wiadomości nie giną… można odpowiedzieć za godzinę, za 2 albo za 4.

Czy to, że dzwoni telefon, oznacza, że muszę go odebrać? Czy to oznacza, że muszę biegiem zdążyć, zanim ktoś się rozłączy?

Sam sobie odpowiedz 🙂

Przecież na telefon też można się umówić. Na konkretną godzinę, która będzie pasować obu stronom. Przygotować zagadnienia do omówienia i ograniczyć czas na rozmowę do niezbędnego minimum.

Halo, ja z kolejki dzwonię…

Ostatnio, chyba w jakimś podcaście, zasłyszałem taki przykład. Wchodzimy do urzędu. 3 okienka, w każdym flegmatycznie poruszająca się kolejka, na co najmniej 7 osób. Zajmujemy swoją pozycję…

X czasu później…

Wreszcie nasza kolej, zaczynamy przedstawiać swoją sprawę i… dzwoni telefon. Co robi Pani z okienka? Odbiera telefon, bo telefon ma przecież pierwszeństwo

Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Czy ten akapit nie powinien być na samej górze? Nie ważne 🙂

Jednym zdaniem: To taki rodzaj komunikacji, który nie wymaga aktywnego udziału stron w tym samym czasie.

Jak działam teraz?

Od rana praktykuję pracę w wysokim skupieniu. Robię rzeczy wymagające bardzo wysokiej koncentracji. Każda jedna wiadomość może wywołać lawinę, która przygniecie mnie… i już się nie pozbieram do końca dnia.

Telefon „służbowy” – z publicznym numerem telefonu – mam wyciszony i odwrócony plackami w górę 🙂 Potem oddzwaniam tylko do znanych mi kontaktów (i to nie zawsze). Kiedy jestem umówiony na rozmowę wcześniej, włączam dźwięk na jakiś czas.

Kwestią czasu u mnie jest absolutne wyeliminowanie telefonu, jako formy komunikacji z klientami i światem zewnętrznym 🙂

Na drugim telefonie wyłączone są permanentnie powiadomienia ze skrzynki mailowej i wszystkich social media. Ciche powiadomienia dopuszczone są dla Asany.

Przeszkodzić można mi pisząc na Mesengerze lub na czacie ze strony beTimes.pl – tutaj często piszą klienci beTimes, których chcę obsłużyć natychmiast. Tak, na razie pozwalam sobie na coś takiego, ale to też jest kwestia czasu…

Specjalne powiadomienia mailowe z beTimes też są włączone – nowy klient, nowa płatność 🙂 Na nie nie muszę jednak reagować.

Są jeszcze SMS (raz na tydzień dostaję), WhatsApp (tylko 3 osoby).

Na komputerze przeszkodzić można mi tylko poprzez Asanę – nowe taski i konwersacje z klientami, z którymi współpracuję.

O ile akurat pracuję nad projektem tego klienta, to wymiana komentarzy z nim jest na miejscu. Ale kiedy nagle inny klient się tam odzywa, to potrafię się rozproszyć – tego jeszcze nie opanowałem 🙂

To kiedy ja sprawdzam maile?

Sprawdzam skrzynkę pocztową maksymalnie 2 razy dziennie. Zazwyczaj ograniczam się do jednego raza, około godziny 17.

Sprawdzam powiadomienia, subskrypcje, pobieram i drukuję co trzeba… I odpowiadam też też na te maile, które wymagają odpowiedzi. Jeśli są ciężkie i mogą poczekać, to rzadko, lecz chętnie odkładam na później.

Wiadomości z których wynika coś do zrobienia – zazwyczaj feedback od klientów – przetwarzam na listę zadań i wrzucam do Asany. Po to, by kolejnego dnia nie zaglądać od rana na skrzynkę (tam zawsze coś rozproszy), tylko na czystą listę TODO.

Zalety komunikacji asynchronicznej

  • nikt Ci nie przeszkadza, wtedy gdy robisz coś ważnego,
  • masz czas na przemyślaną odpowiedź,
  • nie tracisz czasu na bezsensowne rozmowy, spotkania (w słowie pisanym jesteśmy mniej wylewni)

Konkrety

  • komunikacja asynchroniczna to rodzaj komunikacji, który nie wymaga aktywnego udziału stron w tym samym czasie,
  • dopuszczaj do siebie jak najmniej osób,
  • to, że dzwoni telefon, nie znaczy, że musisz go teraz odebrać,
  • to, że otrzymałeś maila, wiadomość, powiadomienie, nie znaczy, że natychmiast musisz je odebrać i odpowiedzieć,
  • na rozmowę telefoniczną można się umówić – konkretna godzina i punkty do omówienia,
  • każdy telefon da się wyłączyć,
  • świat się nie zawali, gdy będziesz odbierać maile raz dziennie

Daj znać w komentarzu, czy w Twoim biznesie da się wyeliminować telefon, jako formę komunikacji ?

Weź się ogarnij

  • 13 lat poszukiwań
  • dziesiątki przetestowanych technik
  • wybrałem 4 najskuteczniejsze
  • pomogą Ci być bardziej produktywnym
  • do wdrożenia jeszcze dziś
  • a efekty zobaczysz już jutro

Może przeczytasz też:



Ta strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie ze strony oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt wg ustawień przeglądarki. Więcej informacji znajdziesz w polityce prywatności. OK, rozumiem