Jestem całkiem dobry w odwlekaniu realizacji zadań na później, do przekładania ich i pomijania. Wystarczy zmienić datę, złapać i przesunąć albo wywalić z priorytetów.
Chętnie dałbym Ci jeszcze kilka wskazówek, ale podejrzewam, że nie chcesz być lepszy w prokrastynacji, a raczej wyeliminować ją ze swojego życia. Albo chociaż ograniczyć.
Kiedyś, po 4 miesiącach przekładania zadania, którego realizacja zajęła mi w sumie ok 35 minut, zacząłem się zastanawiać, dlaczego. Co było tak naprawdę przyczyną tego przekładania i odwlekania?
W skrócie? Była wysoka bariera wejścia do realizacji zadania. Zadanie było niejasno sformułowane, nie wiadomo było co tak naprawdę jest do zrobienia, jak się za to zabrać ani ile czasu to zajmie.
Tak wielkie i złożone zadanie wydawało się być bardzo trudne i nieprzyjemne, przez co mózg automatycznie uciekał w przyjemniejsze strefy odkładając to na później.
Schemat ten powtarzał się później jeszcze wiele razy, dzięki czemu nauczyłem się tworzyć zadania w taki sposób, by bariera wejścia do ich realizacji była mniejsza.
Poniżej jest kilka przykładowych zadań… a właściwie same tytuły, które wyświetlają się w Twoim systemie do zadań, np Nozbe 🙂
„ebook Jak zmienić swoje nawyki” – można się domyślić, że chodzi o przeczytanie tego ebooka a nie jego napisanie, to dlaczego zadanie nie brzmi następująco?
„Przeczytaj ebook Jak zmienić swoje nawyki”
Ale czy to zadanie jest już proste do zrobienia? Nie koniecznie, ale o tym za chwilę.
Poniżej zamieniona reszta zadań, na tryb rozkazujący. Tryb, który to Tobie każe zrobić to zadanie.
Brzmi lepiej? Zdecydowanie. Niektórzy (ja rzadko) praktykują tworzenie zadań w czasie przeszłym dokonanym, czyli np: „Kupiłem felgę do auta”, „Zaktualizowałem portfolio”, … Ja akurat nie zauważyłem różnicy próbując tego czasu.
A co jeśli wyżej wspomniany ebook ma 123 strony? Przeczytanie go zajmie ok. 4 godzin, z przerwami pewnie ponad 5,5 godziny. W praktyce trzeba sobie zarezerwować cały dzień na czytanie jego przeczytanie.
Jeśli taką masz intencję, to ok. Ja np. wolałbym czytać go po kawałku, np kilka stron dziennie, po południu. Dlatego zaplanowałbym sobie takie zadanie: „Przeczytaj 5 stron ebooka „Jak zmienić swoje nawyki””. Takie zadanie codziennie zajmie mi ok 10 min.
Co jeszcze możemy usprawnić? W treści zadania umieść bezpośredni link do ebooka, albo ebook jako załącznik. Chodzi o to, aby do rozpoczęcia czytania dzieliło Cię tylko jedno kliknięcie.
Ja czytając w tym trybie, po zakończeniu czytania i planowania kolejnej porcji na jutro, zapisywałem sobie nr strony, na której zaprzestałem. Czyli: „Przeczytaj 5 stron ebooka Jak zmienić swoje nawyki str. 65.”.
5 stron, może Ci się wydawać, że to wiele. Ale to nie ilość stron jest problemem, ale samo zaczęcie czytania. Alternatywnie możesz to zadanie nazwać tak:
„Przeczytaj 1 zdanie ebooka Jak zmienić swoje nawyki str. 65.”
Chyba nie powiesz mi, że nie chcę Ci się przeczytać jednego zdania? Pewnie, że chce… A gdy już otworzysz plik i zaczniesz czytać, to spokojnie poradzisz sobie z 5 i więcej stronami.
Podobnie robię ze szkoleniami, nie zawsze jestem w stanie za jednym posiedzeniem skonsumować cały tydzień, który właśnie wpadł na platformę. Dzielę sobie to na części, wklejając do taska bezpośredni link do platformy z kolejną lekcją. A zadanie brzmi mniej więcej tak:
„Obejrzyj 1 lekcję szkolenia od Marka”
Link do ebooka, czy nr strony bezpośrednio w zadaniu, to tylko nieliczne przykłady. Co jeszcze zaobserwowałem u siebie? Gdy mam wysłać paczkę (pozbywam się rzeczy na Allegro), to tworzę sobie taska z adresem odbiorcy w jego treści. A to po to, bym podczas adresowania przesyłki, nie musiał otwierać maila i szukać tego adresu.
Kiedy dostaję feedback od klienta, czyli listę uwag do tego co zrobiłem, często wraz z obrazkami, to przenoszę każde zadanie osobno do Asany. Każdy punkt, to osobny task, a w jego opisie szczegóły. Jeśli jest grafika, to zapisuję ją z maila i wrzucam do Asany, do tego konkretnego zadania.
To i tak mniej pracy, gdybym miał potem odszukiwać się potem w gąszczu maili. W sumie mam już taki odruch, jak tylko dostaję maila z zadaniami i nawet jeśli nie zamierzam od razu ich robić, to przenoszę je do Asany.
Potem skupiam się tylko na odhaczaniu kolejnych pozycji. Nie rozpraszam się skrzynką mailową.
Weźmy teraz pod lupę zadanie: „Kup kosiarkę do końca kwietnia”. Idealnie byłoby, gdybym w tasku miał bezpośredni link do produktu na Allegro i pozostałoby mi wcisnąć przycisk „Kup teraz”. Jednak to jest dopiero ostatni krok całego procesu.
Właśnie… procesu. Zakup kosiarki, przynajmniej u mnie, to złożony proces. Po pierwsze nie wiedziałem jakiej potrzebuję, nie wiedziałem na jakie parametry zwrócić uwagę.
Najpierw szukałem jakiś artykułów, które odpowiadały na pytanie „jaką kosiarkę wybrać…”. Dzięki temu dowiedziałem się, że chce szerokość noża min 50 cm, funkcję mulczowania i koła na łożyskach. Wcześniej nawet nie wiedziałem co to znaczy „mulczowanie” 🙂
Kolejnym krokiem było poszukanie kosiarek na Allegro. Po wybraniu kilku faworytów, szukałem opinii o tych konkretnych modelach.
Po ostatecznym wybraniu produktu, sprawdziłem jeszcze, czy przypadkiem gdzie indziej, nie można go kupić taniej.
Faktycznie ostatecznym krokiem było kliknięcie „Kup teraz” 🙂
Tak złożone zadanie, spokojnie można przekształcić w PROJEKT. W zasadzie metoda Getting Things Done, mówi, że jeśli jakieś zadanie wymaga do zrobienia więcej niż jedną czynność, to już nie jest zadaniem, a projektem.
Czyli robimy projekt pt: „Kupiłem kosiarkę” (a jednak czas przeszły 🙂 )
A w nim kilka zadań:
I wróćmy do początku. Zadanie pt „kup kosiarkę” zajęłoby może nawet do 2 godzin, nie wiadomo co tak naprawdę trzeba zrobić, stąd też jest właśnie opór przed jego realizacją.
Mając projekt z pojedynczymi zadaniami, pierwszego dnia planujesz sobie rozeznanie – i masz konkret, wiesz, co jest do zrobienia. Dalej szukasz modeli, sprawdzasz opinie – konkretnie wiesz, co jest do zrobienia, jakich modeli szukasz, co masz sprawdzić. I na koniec kupujesz kosiarkę, bo już masz link do konkretnego produktu 🙂
Spójrz na kolejny przykład zadania
„Zaktualizuj portfolio”
Przyznaję, ono wciąż ( stan na 24.04.2019 ) od początku roku wisi w Nozbe, jako zadanie do zrobienia. Teraz popołudniową porą, wolę napisać jedno zdanie tego artykułu, bo wiem, że zajmie mi to nie wiele czasu, niż „zaktualizować portfolio”, które jest totalnie nie określone.
Upraszczając, „Zaktualizuj portfolio” powinno być projektem, a w nim zadania:
Z czego, pierwsze zadanie mógłbym sobie zaplanować np. na jutrzejsze popołudnie, bo wiem, że zajmie ono tylko 10 minut, ale będzie ważnym krokiem do dalszych działań.
Ale czy to na pewno odpowiednio rozbita lista zadań? Tak, jeśli ilość brakujących projektów w portfolio byłaby równa 1. Jeśli byłoby ich więcej, to dla każdego poszczególnego projektu, powinna być oddzielna lista rzeczy do zrobienia: przygotuj screeny, sprawdź miniaturki, …
Masz opory przed napisaniem maila? Rozbij sobie czynności, na możliwie najdrobniejsze kroki:
Czy to nie przesada? Może i przesada, ale jeśli masz opory przed napisaniem tego zaległego maila, to taka checklista może być pomocna… naprawdę 🙂
Publikując nowy artykuł, jest wiele rzeczy do zrobienia. Najpierw research, wybór tematu, potem korekta, wstawienie grafik, ustawienie kategorii, udostępnienie na FB, itd, itd…
Mam taką checklistę z ponad 30 punktami do zrobienia. Nie dość, że pomaga mi ona nie zapomnieć o ważnych elementach, to jeszcze pomaga rozbić to ogromne zadanie, na mniejsze kroki.
Nie mam tam pozycji takich jak: zaloguj się do WordPress, kliknij na „Nowy post”, zaznacz kursor w polu tekstowym, … Ale gdybym miał problem z ruszeniem nowego artykułu, to tak bym zrobił 🙂
Wyżej opisane sposoby na tworzenie zadań, mają tez na celu sprawić, by było wiadomo, co jest konkretnie do zrobienia. Np: Kliknij na „Nowa wiadomość” – chyba nie ma na świecie prostszego taska ? 🙂
Współpracuję na stałe z 2 klientami, nad rozwojem ich aplikacji internetowych. Jesteśmy już na tym etapie, gdzie nie wymieniamy się mailami a delegujemy sobie zadania w Asanie. (lista korzyści takiego rozwiązania to temat na osobny artykuł 🙂 )
Klient czasem tak potrafi opisać zadanie, że:
Jeśli zadanie jest niezrozumiałe, to nie jestem w stanie zacząć jego realizacji. Musimy wymienić kilka komentarzy zanim sprawa się rozjaśni. Jeśli mam dodatkowe pytania, również przed realizacją muszę poznać odpowiedzi.
I ostatecznie często jest tak, że z jednego taska od klienta muszę zrobić listę subtasków, albo całkiem osobne zadania.
Czasem bywa i tak, nie wiedzieć czemu, że w jednym zadaniu, mam do zrobienia 2 rzeczy z totalnie odrębnych tematów 🙂 Staram się nieinwazyjnie edukować klientów, ale to w moim interesie jest, by na liście TODO był porządek. Stąd też, często muszę rozbijać takie zadania na drobne, pojedyncze rzeczy do odhaczenia.
Potem, moją poranną energię mogę skierować na realizację konkretnych, pojedynczych zadań a nie doszukiwanie się tego, co jest do zrobienia.
Słowem podsumowania:
Czegoś zabrakło? Napisz w komentarzu swoje sposoby na zmniejszenie prokrastynacji.
Moje 7, najlepszych, sprawdzonych
sposobów na efektywną pracę zdalną
Do wdrożenia jeszcze dziś!
