Codziennie korzystam z Nozbe, dzięki czemu jestem bardziej produktywny, mam bardziej poukładane życie i łatwiej osiąga mi się cele. Dziś opiszę Ci jak, ja korzystam z Nozbe, w jaki sposób, z jakich funkcji korzystam, jak organizuję sobie zadania i jakie mam z tego korzyści. Z pewnością nie będę opisywał każdej funkcjonalności aplikacji, ani też nie pokażę Ci na screenie gdzie i co trzeba kliknąć.
W skrócie, zdecydowanie największą korzyścią jest u mnie wyrobienie sobie nawyku przeglądów tygodniowych oraz możliwość wrzucania wszelkich myśli do inboxa. Po opanowaniu tego, cała reszta się zaczyna układać 🙂
Pierwszy raz założyłem konto w Nozbe w połowie 2017 roku. Piękny, prosty interfejs, jakieś projekty i taski. Tylko nie bardzo wiedziałem jak z tego korzystać. Nie bardzo też czułem potrzebę.
W listopadzie tego samego roku kupiłem książkę Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Wtedy otworzyłem oczy szeroko i wszystko zaczęło się układać. Książka mówi w praktyczny, współczesny i uproszczony sposób, jak wykorzystać Getting Things Done. Oprócz tego pokazuje jak wykorzystać do tego Nozbe, które jak się okazuje, do GTD właśnie jest stworzone.
I teraz wszystko stało się jasne. Nieśmiało zacząłem tworzyć projekty, po woli dodawać zadania. Realizowałem wskazówki z każdego rozdziału. Szybko musiałem przejść na płatny plan… 🙂
W trybie przyspieszonym przeczytałem raz jeszcze książkę GTD Davida Allena. Tym bardziej zacząłem się przekonywać do Nozbe.
Skrzynka spraw, w szczególności na początku, jest najważniejszą funkcjonalnością jaką daje aplikacja. Chodzi o zachowanie czystego umysłu. Kto powiedział, że musimy wszystko pamiętać? Czy ktoś, kto pamięta o wszystkim jest w czymś lepszy od tego, kto ma wszystko zapisane?
Każde zadanie, jakie pojawia się w ciągu dnia, wpada u mnie do inboxa. Każdy pomysł, myśl, refleksja, notatka, tytuł książki, nazwisko, wpada właśnie tam.
Spacerując po lesie przypominam sobie, że miałem dziś napisać maila do klienta… w 8 sekund zapisuję to w skrzynce. Słucham podcastu i otrzymuję mega wskazówkę – zapisuję ją w inboxie. Ktoś w podcaście poleca jakiegoś bloga, albo podcast? Zapisuję to. Ktoś mówi o super książce? Zapisuję jej tytuł. Nagle przypominam sobie o tabeli nawyków Benjamina Franklina, która opisana była w książce, którą czytałem 2 lata temu… zapisuję te myśl w skrzynce.
Często bywało tak, że słuchałem właśnie podcastów, albo miałem czas na swobodne myślenie robiąc coś offline… kosząc trawę, spacerując, prowadząc auto… aby ułatwić sobie notowanie, stworzyłem na iPhone skrót, który uruchamia opcję dyktowania, zamienia mowę na tekst i wrzuca do inboxa Nozbe.
Niesamowicie oczyszczające jest móc o niczym nie pamiętać, jednocześnie mając poczucie kontroli.
Projektów z czasem, po woli przybywało. Na początku organizowałem sobie sprawy zwane prywatnymi, domowymi i firmowymi. To takie główne sfery mojego życia.
Z czasem dorzuciłem tam projekty dotyczące beTimes – mojej aplikacji SaaS. Było ich sporo: aplikacja, support, pomoc, blog, social media, pomysły, itd… Wdrażając jakąś nową funkcjonalność, miałem osobny projekt i listę tasków. Aktualnie odszedłem od tej koncepcji, ale o tym poniżej.
Zatem na chwilę obecną mam kilka(naście) projektów. Część ma charakter stały, część zostanie zakończona.
Jeśli w zadaniu do wykonania jest więcej niż jedna czynność, to to już nie jest zadanie, tylko projekt. Trzymam się tej zasady, o ile poszczególne zadania muszą być wykonane w różnym, odległym od siebie czasie.
Każda grupa projektów u mnie ma swój kolor i jest ułożona w grupie. Zerkając na listę, projekty mam w kolejności jak poniżej i do tego rozróżnione kolorkiem.
Prywatne
Projekt o tej nazwie jest stały i wpadają tam zadania, które ściśle tyczą się mej osoby. Np: zadzwoń do fryzjera, przegląd tygodniowy, podsumowanie miesiąca, …
Sprawy domowe
Na ten cel mam aż 2 projekty: jeden krótko, drugi długo terminowy. A głównie są tam zadania do zrobienia offline, np: koszenie trawy, wyrzucenie kompostu i śmieci, kopanie ogródka, …
Auto
Mam projekt dotyczący kwestii samochodu. Są tam rzeczy, które trzeba kupić, albo zrobić, np: odkurzanie, zakup świec, wymiana oleju.
Tematy rozwojowe
Tutaj wpadają rzeczy związane z rozwojem osobistym. Rozumiem przez to różne kursy, szkolenia, ebooki, artykuły. A konkretniej, załączam sobie link do kolejnej lekcji szkolenia, ebooka, którego chcę przeczytać. Również jakieś ciekawe zadania z książek, kursów, które chciałbym zrealizować, książki do kupienia, czy przypomnienie o medytacji.
Ale to nie wszystko. Pod tym samym kolorem jest również mój blog o produktywności – bo taki kierunek teraz obiera. Mam w nim listę artykułów do napisania, ale też kwestie techniczne do zrobienia.
Tematy firmowe
Firmowe, ale nie związane z beTimes a bardziej z moją działalnością usługowo-programistyczną. Tam mam np. zadania odnośnie wystawienia faktur, zmianach na portfolio, ogólne pomysły związane z aplikacjami moimi.
Pomysły / może / kiedyś
Nie lubię tego projektu, bo ma on charakter notatnika. A ja lubię jak zadania znikają. Niemniej wciąż trzymam ten projekt i mam tam kilka luźnych, naprawdę luźnych pomysłów, do których może wrócę za 5 lat, a może wcale…
I tematy beTimes.pl
Jak krótko wspomniałem, nie mam tutaj wszystkich obszarów beTimes.pl, większość przenieśliśmy do Asany – o tym też później.
Nozbe traktuję tutaj bardziej do zadań koncepcyjnych, takich odgórnych wizji. Tutaj znajdzie się np. zadanie „zmień cennik” – ogólnie, ale nie będzie konkretnej listy zadań, jakie trzeba zrobić, by tej zmiany dokonać. Co nie znaczy, że zadań jest mało 🙂 Są aż 4 projekty: Marketing, App, Media, Ideas. Do „Ideas” wpadają naprawdę luźne pomysły, które gdzieś kiedyś do głowy wpadną i uznam, że mógłbym potencjalnie to zastosować u siebie.
Projekty powtarzające się
W sumie mam 2 szablony, których używam i z których robię projekty. Jeden, to publikacja nowego artykułu na blogu – ok 30 zadań, jakie trzeba zrobić. Drugi to wyjazd na więcej niż 1 dzień – co i kiedy spakować i zrobić. Do szablonów jeszcze wrócimy 🙂
Jakie jeszcze projekty?
Zerkam teraz na listę ukończonych projektów. Większość to właśnie kolejne wpisy na bloga.
Poza nimi, były np. projekt EDK, którego używałem do przygotowań na Ekstremalną Drogę Krzyżową – co spakować, kiedy trenować, co wydrukować, linki… Podsumowanie i plany roczne. Ten projekt trwał u mnie chyba aż do końca lutego… było naprawdę wiele do zrobienia 🙂
Im mniej tym lepiej
Choć bym mógł, to nie chcę na siłę tworzyć sobie kolejnych projektów. Wolę część zadań wrzucić do jednego worka niż rozdrabniać się. Wydaje mnie się, że lepiej skupiać się na kończeniu projektów niż ich dodawaniu 🙂
Po co daję Ci listę moich projektów? Pamiętam gdy sam, te 1,5 roku temu szukałem różnych inspiracji, dodatkowej wiedzy. Chciałem wiedzieć jak to zrobić najlepiej, co się sprawdzi, chciałem wiedzieć jak robią to inni. Byłbym wtedy bardzo wdzięczny za taki artykuł 🙂
W Nozbe, to się nazywa kategorie. Nie jestem ich fanem, być może dlatego, że nie znajduję w pełni ich zastosowania. Albo mam za mało do zrobienia 🙂 Projekty grupują zadania w sposób taki, by ich realizacja doprowadziła do osiągnięcia jakiegoś celu. Z kolei konteksty, grupują zadania ze względu na np: miejsce ich wykonywania, używane narzędzie, okoliczności…
Spójrz na przykład. Mam u siebie kontekst „telefon”. Przypisuję go do zadań, w których mam (jak nie trudno się domyślić) do kogoś zadzwonić. Czynność dzwonienia może pojawić się w wielu projektach, zarówno prywatnym, domowym, jak i zawodowym. Np: telefon do fryzjera, do klienta, do księgowej, do partnera, do podwykonawcy, albo do żony.
Jeśli w ciągu dnia, czy tygodnia, jest do wykonania kilka, kilkanaście telefonów to sensownie byłoby je zrealizować za tzw. jednym zamachem. Załóżmy, pojechałeś po dziecko do przedszkola ale się pospieszyłeś i masz jeszcze 15 minut. Odpalasz Nozbe, kategoria „telefon” i po kolei dzwonisz.
Kontekstem mogłaby być również lokalizacja, np: w biurze, w domu, w pracy, na dworze.
Miało być na bazie moich doświadczeń… tak, mam kontekst telefon i bardzo rzadko go używam. Mam kontekst „offline”, do rzeczy, które mogę zrobić bez użycia komputera ani telefonu. Mam też kontekst „rodzice” – tam wrzucałem zadania typu: jechać, przywieźć, zawieźć, zapytać, powiedzieć. Swego czasu się sprawdzał 🙂
Zrobiłem też kategorię „wideo”, ale przestałem używać. Są jeszcze „zakupy” i tutaj mam pogrupowane zadania, które nakazują kupić coś. Tak, użyłem jej w zeszłym tygodniu, spacerując po sklepie 🙂
Eksperymentowałem jeszcze z kategorią „ważne”, która miała czerwoną ikonkę wykrzyknika… miała sygnalizować zadanie nie priorytetowe, ale ważne… nie wiedzieć czemu, nie sprawdziło się 🙂
W końcu do Nozbe dodałem moją żonę. I to w cale nie do projektu prywatnego, czy domowego. Paulina oprócz roli żony, spełnia się też nieoficjalnie, jako moja asystentka. Pewne zadania związane z korektą, tworzeniem postów, grafik, czy cytatów spadały właśnie na nią. Problem był tylko w tym, że nie dzieli ona ze mną miłości do Nozbe… i to nawet bardzo nie dzieli 🙂
To też przenieśliśmy się do Asany z większością projektów beTimes. Asany używam od dobrych kilku lat do projektów zawodowych. Każda aplikacja, czy strona klienta wpada tam jako projekt z obszerną listą konkretnych zadań. Z dwoma (aktualnie) klientami również współpracujemy bezpośrednio w Asanie, delegujemy sobie zadania (głównie to ja je dostaje) i komentujemy.
W skrócie. Nie wyobrażam sobie sytuacji, że mógłbym, teraz robić i planować te zadania z Asany, aktualnie w Nozbe. Ani też w druga stronę, nie potrafiłbym zadań, które teraz mam w Nozbe przenieść do Asany.
W Nozbe bardziej skupiam się na życiu prywatnym, moich celach i ogólnych koncepcjach. A w Asanie mam masę konkretnych tasków do zrobienia w projektach klientów i beTimes.
Ale cofnijmy się odrobinę. Zacząłem pisać o tym, że przenieśliśmy projekty beTimes do Asany i to właśnie tam, wraz żoną, do dziś współpracujemy. Raz częściej, raz rzadziej, ale wymieniamy się zdaniami, co znacząco mnie odciąża. Mogę poświęcić swój czas na robienie rzeczy bardziej wymagających i twórczych.
Podsumowując akapit „Współpraca w zespole”, muszę powiedzieć, że nie mam zbyt wielkiego doświadczenia jeśli chodzi o Nozbe. Pewnie nie znam jeszcze części funkcjonalności z tego obszaru 🙂 Wszelkie kooperacje, z podwykonawcami, klientami i żoną dzieją się w tej konkurencyjnej aplikacji 🙂
O tak, to lubię 🙂 Zadania cykliczne, jak sama nazwa wskazuje, to takie, które powtarzają się co jakiś okres czasu. To może być przegląd samochodu, przypomnienie o przelewie do ZUS, czy wymiana opon na letnie. Ja akurat do powyższych używam kalendarza Google. W Nozbe mam następujące zadania cykliczne:
To już jest ustawione i automatycznie pojawia się, gdy przyjdzie na to pora. Co ciekawe i dla mnie korzystne, zadania te nie planują się naprzód w nieskończoność (jak w Google Calendar) a tylko na najbliższy tydzień. Owszem, te cykliczne są widoczne (mają ikonkę ducha – chyba) ale nie można ich jeszcze odhaczyć.
Część zadań sam ręcznie robię, ustawiam cyklicznie, tzn. zrobię zadanie dziś, nie zamykam tylko ustawiam datę, np. za dwa dni, albo za tydzień o tej samej porze. Są to np. kolejne lekcje kursów, fragment ebooka do przeczytania, czy medytacja. Nie wiem, czy to idealne rozwiązanie, ale na razie nie narzekam 🙂
Każdego dnia jest masa rzeczy do zrobienia, tych samych co wczoraj i jutro. Tylko, czy one wszystkie powinny pojawić się w Nozbe? Czy więcej niż 15 zadań dziennie, to dobre rozwiązanie?
Próbowałem tego i bardzo się to nie sprawdza. Zbyt duża ilość zadań przytłacza, nawet jeśli są to banalne i rutynowe zadania. Dlatego mam osobną, fizyczną checklistę do odhaczenia w ciągu dnia.
Są tam poranne rytuały (siłownia, czytanie, przegląd celów) i popołudniowe. Z kolei wieczorem, używam tzw. checklisty wieczornej, która bardziej sprowadza się do obowiązków domowych, np: wymienić psu wodę, zamknąć okna, … Nie chciałbym mieć tych zadań w Nozbe.
Również próbowałem Nozbe do budowania nawyków. Codziennie po 18 przychodziło powiadomienie: zrób 30 pompek, przeczytaj fragment książki, przeczytaj artykuł po angielsku… Totalnie się to nie sprawdziło. Te zadania cały czas, od rana były na liście priorytetów. Nie polecam.
Do nawyków są inne, dedykowane aplikacje. Niegdyś testowałem, na dzień dzisiejszy z żadnej nie korzystam – temat na osobny artykuł 🙂
To jeszcze słowem wyjaśnienia. Neguję ustalanie nadmiaru zadań na jeden dzień i planowanie w Nozbe zadań cyklicznych, przy takim założeniu, że nie korzystam z filtrów. Nozbe pozwala filtrować zdania wg projektu, kontekstu, czasu realizacji… ja z tego nie korzystam, stąd też zawsze widzę pełną listę.
Podobno dawno, dawno temu, słowo priorytet występowało tylko w liczbie pojedynczej. Teraz śmiało można mówić o priorytetach. O ile dobrze rozumiem, to w GTD idea jest taka, że z każdego projektu ustalamy sobie jedno (lub więcej) zadanie do zrobienia, jakieś najbliższe, najważniejsze, takie które przybliży nas do osiągnięcia celu. W efekcie mamy listę priorytetów, czyli najważniejszych zadań, którymi powinniśmy się zająć…
Nie wiem, czy słusznie, ale od samego początku nie praktykowałem takiego podejścia. Preferuję, podczas przeglądów tygodniowych planowanie sobie zadań na konkretny dzień. Wtedy takie zadanie, z datą, samo wpadnie o poranku na listę priorytetów.
Pierwotnie, lista priorytetów u mnie oznaczała, wszystkie rzeczy, które koniecznie muszę dziś zrobić. To się całkiem sprawdzało.
Teraz podchodzę do tego nieco luźniej. Te zadania ściśle na dziś mam na samej górze, a poniżej często kilka zadań, np: zaległych, albo które muszę wykonać w tym tygodniu, ale bez konkretnej daty.
Zdecydowanie wolę na koniec dnia mieć czystą listę priorytetów, ale wciąż testuję to drugie rozwiązanie.
I tutaj również przestrzegam, przed przed zbyt dużą ilością zadań na dziś, czy w ogóle na liście priorytetów. Obecnie trzymam się zasady, by cała lista zmieściła mi się na jednym ekranie, bez przewijania 🙂
Jeszcze 3, 4 lata wstecz, na koniec roku ustalałem sobie jakieś plany roczne i rzeczy które chcę osiągnąć. Gdy po 12 miesiącach wracałem do tej listy był spory efekt WOW – jakie ja ciekawe rzeczy chciałem zrobić w tym roku. Ale żadnej z nich nie zrobiłem.
Przyczyną był przede wszystkim brak planu, z ogólnego na bardziej szczegółowy oraz brak czasu na planowanie i refleksje.
Odkąd korzystam z Nozbe wyrobiłem sobie nawyk cotygodniowych przeglądów. Ja akurat robię to w sobotę – mój ostatni, roboczy dzień tygodnia. Choć czasem zdarzyło się przesunąć to na piątek, niedzielę, poniedziałek a raz nawet na środę :). Z tego co pamiętam, przez 17 miesięcy (czyli ok 68 tygodni), tylko 2 razy pominąłem weekly review 🙂
Co sobotę wpada mi do Nozbe zadanie cykliczne z obszerną checklistą. Otwieram wtedy notatnik i zapisuję.
Najpierw przegląd tego, co udało się zrealizować: z celów osobistych, firmowych, tygodniowych i miesięcznych.
Dalej przegląd inboxów, czyli miejsc, gdzie wpadają różne sprawy. Poczta, kalendarz Google, inbox Nozbe oraz fizyczna kuweta (tam wpadają jakieś rachunki, dokumenty, …).
Potem planuję zadania na przyszły tydzień, przy okazji przeglądając każdy, ale to każdy projekt i wybierając z niego jakieś zadanie. I tutaj przekopuję się przez wszelkie projekty w Nozbe, potem projekty w Asanie, zerkam też w kalendarz Google a na koniec na moją listę marzeń i celów.
Ok, projekty przejrzane, ale to nie wszystko. Dalej przeglądam:
W każdym z tych miejsc są również jakieś cele do osiągnięcia, to też planuję sobie z nich zadania, jakie zrobię w tym tygodniu.
Jak wiele jest tych zadań, to też zależy od tygodnia. Czasem jestem skupiony na pracy zawodowej, czyli projektach klientów, to też mniej robię dla siebie. W innym tygodniu mam nieco luźniej i stawiam właśnie na tematy prywatne, czy rozwojowe. Po tylu tygodniach praktyki, wolę sobie zaplanować za mało, niż za dużo 🙂
Podążając za moją checklistą, dalej mam przegląd projektów firmowych, czyli tych dla klientów. Mam taki fizyczny arkusz – plan tygodniowy, tam wypisuję listę projektów klientów na ten tydzień i rozkładam to na poszczególne dni. Nie da się ukryć, że to jest moje główne zajęcie, stąd też wiele tematów przyporządkowuję właśnie pod ten plan.
I na koniec pytania
Nie będę ich wszystkich wymieniał (patrz screen). Są to pytania, które zmuszają do chwili zastanowienia się nad tym co robię, co chcę osiągnąć. Pytam siebie z czego jestem dumny, co się nie udało, czego robić więcej, czego mniej…
Całość zajmuje do 45 minut, chyba, że popłynę, wtedy końca nie widać z przeglądem… 🙂
Mając wyrobiony ten nawyk i zadanie cykliczne, czuję obowiązek, by poświęcić te 45 minut na refleksje, na zastanowienie się nad tym co robię. Zauważ, że do celów rocznych nie zaglądam już raz na 12 miesięcy, ale raz na tydzień (a w praktyce codziennie zaglądam). Ustalam cele miesięczne i na tej podstawie wiem, co mam robić w danym tygodniu.
W każdym projekcie planuje jakieś zadanie do zrobienia, dzięki temu widzę postęp i sens tego co robię.
Przy planowaniu miesiąca uwzględniam cele roczne i nawyki jakie chcę sobie wyrobić oraz listę moich celów prywatnych. Ustalam jakieś mniejsze cele na ten miesiąc z wszystkich tych obszarów.
W planowaniu rocznym mam jeszcze małe doświadczenie. Niemniej w tym roku skończyłem to robić dopiero pod koniec lutego 🙂
Nie wiem jak nazwać ten akapit a jeszcze kilka rzeczy mam do powiedzenia… do napisania.
Strasznie podoba mi się funkcja dodawania zadań do Nozbe poprzez email. Wysyłam email na specjalny adres i zadanie wpada do aplikacji. Można ustawić sobie automatyczne przekierowywanie maili, albo ręcznie przesyłać dalej maile z zadaniami. Szkoda, że nie widzę zastosowania tego u siebie 🙂
Wieczorem o godzinie 18 dostaję powiadomienie z listą zadań na jutro. I takie samo powiadomienie o 5 rano. W skrócie widzę, ile zadań mnie czeka. Jeśli zadanie ma ustaloną konkretną godzinę, dostaję też powiadomienie 30 minut wcześniej.
Na mojej checkliście porannych rutyn (nie w Nozbe), mam punkt „przegląd zadań” – wtedy otwieram listę priorytetów i wiem, co mnie dziś czeka.
Na ikonce Nozbe można ustawić sobie etykietę – u mnie wyświetla się tam ilość priorytetów – bo to dla mniej najważniejsze.
Integracja z Google Calendar. W tym kalendarzu planuję sobie wydarzenia odległe w czasie, przypomnienia o kontakcie z klientem. Znajdę tam np takie zadania: za 6 miesięcy – zapłać ubezpieczenie auto, wyjazd do X, konferencja …, koncert …, zagadaj do Y, przypomnij Z o fakturze, zagadaj klienta czy dalej zainteresowany współpracą, ZUS do 10, …
Aby mieć całościowy wgląd na to co się będzie działo, wpadają mi do tego kalendarza również zadania z Nozbe. Wtedy jednym rzutem oka jestem w stanie ogarnąć cały miesiąc.
Co mnie się bardzo nie podoba w interfejsie aplikacji? Konieczność klikania i zapisywania. W Asanie w ogóle nie przycisków „zapisz”, „edytuj” – tam po prostu klikam, piszę i wiem, że to już jest.
Cieszę się, że mogłem w końcu napisać ten artykuł i podzielić się z Tobą nie tylko tym jak używam Nozbe, a bardziej tym jak organizuję sobie zadania, jak planuję, jak to u mnie wygląda. Mam nadzieję, że będziesz czerpał z tego wartość.
I bardzo chętnie poznam Twój sposób na organizowanie sobie życia, czy też korzystania z Nozbe. Daj znać w komentarzu. A jeśli masz jakieś pytania – również pisz śmiało.
Moje 7, najlepszych, sprawdzonych
sposobów na efektywną pracę zdalną
Do wdrożenia jeszcze dziś!
