Jak w wielu firmach, tak i w agencjach eventowych, proces sprzedaży zaczyna się od rozmów z klientem. Powstaje projekt, mnóstwo zadań do realizacji, zamówienia, masa plików i do tego jeszcze współpraca z podwykonawcami.
Praca na arkuszach Excela, to celowe utrudnianie życia sobie i pracownikom.
A można ten cały proces znacząco usprawnić, korzystając ze specjalnie dostosowanego systemu CRM. Wiele zadań można uprościć a część zautomatyzować.
Wyobraź sobie, że zaczynasz nowy dzień pracy, jako Event Manager 🙂
Zaglądasz w kalendarz. Widzisz co Cię dziś czeka. Jakie dziś projekty będą realizowane a jakie w najbliższych dniach. Widzisz, co Ty masz dziś do zrobienia, a co Twoi współpracownicy.
Nie musisz się zastanawiać, czym by się tutaj dziś zająć… Nie musisz przeszukiwać dziesiątek arkuszy i plików, aby znaleźć, projekt nad którym dziś będziesz pracować.
Kalendarz da Ci jasny obraz sytuacji, na jakim etapie są projekty i co w każdym z nich jest do zrobienia.
Czymże byłaby praca, gdybyśmy nie wiedzieli co mamy robić?
Trzeba zadzwonić do 4 klientów, którzy milczą od kilku dni? Masz to w zadaniach.
Musisz ustalić szczegóły jutrzejszego eventu z podwykonawcą? Masz zadanie do zrobienia.
Przygotowanie kosztorysu do projektu? Przesłanie klientowi zamówienia?
Wszystko to masz na jednej liście zadań.
Zadania możesz odhaczać jako zakończone i cieszyć się postępem, jakie dziś poczyniłeś.
Wyobraź sobie, że pracujesz nad pewnym projektem. Sam wszystkiego nie ogarniesz, chcesz zlecić część zadań współpracownikom.
Nie musisz pisać do nich maili. Na stronie projektu dodajesz nowe zadanie i przypisujesz je do pracownika wraz z datą wykonania. I taki pracownik, rozpoczynając kolejny dzień, widzi od razy co go czeka. A Ty widzisz natychmiast postępy w realizacji.
Email, to chyba najgorsza z możliwych form kontaktu z współpracownikami. Znacznie lepsza jest komunikacja poprzez zadania.
A może do tej pory, aby coś komuś zlecić, to konieczne było wykonanie telefonu do tej osoby? To dopiero koszmar.
Jeden telefon, choćby trwał nie więcej niż 3 minuty, potrafi wybić z rytmu. A powrót do takiego stanu skupienia, jak przed telefonem, może zająć nawet do 20 minut.
A co jeśli telefonów w ciągu dnia jest np. 5?
Poza tym, zadanie przekazane telefonicznie i tak prawdopodobnie zostanie gdzieś zapisane. Choćby na kartce, czy w kalendarzu.
Czy zatem nie lepiej korzystać z jednego, wspólnego systemu zarządzania zadaniami?
Może wciąż jesteś w takim trybie pracy, gdzie nad jednym projektem pracuje kilka osób. A projekt składa się z kilku(nastu) plików, arkuszy, prezentacji… Które wymieniacie, między sobą, przesyłając mailowo, nadpisując… co w efekcie prowadzi do niezłego zamieszania…
A gdyby wszelkie informacje o projekcie były zgromadzone w jednym miejscu? Gdyby dane klienta, założenia projektu, zrobione notatki były dostępne na jedno kliknięcie?
Co gdybyś otwierając projekt mógł od razu zobaczyć listę zadań do niego przypisanych a także zamówienia dla klienta i podwykonawców?
A co najważniejsze? Po otwarciu projektu masz dostęp do wszystkich plików z nim związanych. Prezentacje, umowy, kalkulacje…
Możliwie jest zapanowanie nad takim chaosem. Wystarczy wdrożyć w swojej firmie system CRM.
Korzystając z CRM dla agencji eventowej, możesz w projekcie dodawać wiele notatek. Informacji, myśli, planów, szkiców… Każdy ma do nich dostęp i jest na bieżąco w postępach projektu.
Po ustaleniach z klientem, oczywistym jest, że tworzymy dla niego zamówienie.
Nie musisz tego już robić w Excelu 🙂
Korzystając z CRM zrobisz to kilkoma kliknięciami.
W takim zamówieniu mogą się znaleźć informację o kliencie, przedmiocie umowy, zakresie odpowiedzialności, wartości i zaliczkach. Również szczegóły nt. uczestników, terminy i godziny.
Wszelkie zamówienia od razu powiązane są z projektem. Zatem otwierając dany projekt masz podgląd wszelkich informacji, w tym listę zamówień.
Jednym kliknięciem możesz wygenerować PDF i wydrukować taki dokument.
Zamówienia będą też konieczne dla podwykonawców zaangażowanych w ten projekt.
I działa to analogicznie jak przy zamówieniach klientów. Całość również zorganizowana jest w jeden projekt.
Baza klientów, to w zasadzie podstawa 🙂 Każdy pracownik, manager ma dostęp do swoich klientów i dba o kontakt z nim.
Do każdego klienta możesz przypisać kilka osób kontaktowych.
A po odbytej rozmowie, spotkaniu możesz sporządzić notatkę, zachowując historię korespondencji. Dzięki temu, otwierając potem stronę klienta widzisz dokładnie z kim się kontaktowałeś i co wynikło z rozmowy.
Z poziomu widoku klienta masz również listę jego projektów. W łatwy sposób utworzysz też fakturę, zamówienie, czy nowy projekt.
Najważniejsze, że w CRM wszystko masz w jednym miejscu, dostępne na jedno kliknięcie.
Po zakończeniu projektu, na podstawie zamówienia, dosłownie jednym kliknięciem wystawisz klientowi fakturę i wyślesz na email. Prościej się chyba nie da 🙂
Właściciel, czy administrator, aby zapanować, nad wszystkim, może utworzyć każdemu użytkownikowi osobne konto – a nawet musi:) Z różnymi prawami dostępu.
Dostępny ma również dziennik zdarzeń, czyli raport na temat tego, co, kto, gdzie i kiedy zrobił. Dokładniej, czy dodał, edytował klienta, projekt notatkę itd…
Wdrożenie systemu w firmie, może być prostsze niż myślisz. A korzyści płynące z korzysta z takiego rozwiązania jeszcze ułatwią ten proces.
Dotychczasowe dane w dużym stopniu można zaimportować do nowego systemu.
Nie wiem, jak dokładnie sytuacja wygląda teraz w Twojej agencji…
Jednak z rozmów, które przeprowadziłem, największym problemem jest wszechobecny chaos.
Pliki są porozrzucane, po komputerach różnych pracowników, na skrzynkach pocztowych. Podobnie jak projekty, zamówienia, faktury, czy baza podwykonawców.
Drugim dużym problemem to jest praca na arkuszach Excela. To chyba najgorsze z możliwych miejsc do zarządzania tego typu relacjami…
Po wdrożeniu systemu CRM do zarządzania agencją, wszelkie dane i procesy zostaną uporządkowane. Wszystko będzie w jednym miejscu, poukładane w logiczną całość i dostępne co najwyżej kilkoma kliknięciami.
Taki zintegrowany system, to również uproszczenie. Oraz skrócenie czasu realizacji pewnych operacji. Zamówienie utworzysz jednym kliknięciem, podstawią się tam dane klienta… Podobnie faktury…
Dostęp do danych będzie z poziomu przeglądarki – wystarczy się zalogować. Oznacza to, że praktycznie możesz pracować z dowolnego miejsca na ziemi 🙂
Jeśli czujesz, że masz problem z plikami, czy z bazą klientów… a pliki w firmie są porozrzucane gdzie tylko się da w kilku kopiach…
A może masz inny problem z organizacją, zarządzaniem zadaniami, czy uporządkowaniem bazy klientów ?
Spróbuj. Jest wielce prawdopodobne, że CRM będzie rozwiązaniem Twoich problemów.
Moje 7, najlepszych, sprawdzonych
sposobów na efektywną pracę zdalną
Do wdrożenia jeszcze dziś!
